Si vous n’êtes pas disponible pour répondre au téléphone, vos fournisseurs, vos clients, vos prestataires seront reçus par un message d’accueil dès qu’ils vous appelleront, il est important de faire bonne figure et d’impacter positivement vos partenaires, alors voici trois façons de faire bonne impression dès le premier appel.
La personnalisation du message d’accueil
Le message d’accueil téléphonique doit rappeler à l’interlocuteur qu’il se trouve à la bonne adresse et qu’il ne s’est pas trompé de numéro, il faut donc que le serveur vocal rappelle le nom de l’entreprise.
Vous pouvez aussi étendre ce service en personnalisant le message d’accueil et pour ce faire, il faut connecter la base de données des clients au serveur vocal.
Le système d’information peut alors détecter le numéro de l’appelant et ainsi diffuser un message unique et ultra-personnalisé.
Par exemple, le message d’accueil « Bonjour Mr Rousseau, bienvenue chez ⦗Nom de l’entreprise⦘ » est réservé à la catégorie des clients VIP à qui l’entreprise veut offrir un service premium.
L’usage de phrases courtes et simples
Pour maintenir l’attention du client ou du partenaire, mieux vaut n’utiliser que des phrases courtes et simples dans le message d’accueil, cela permet à l’appelant de rester concentré sur le message que vous voulez faire passer ou sur le service que vous offrez.
La constance tout au long de la durée du dialogue est également indispensable, tout comme le ton, la structure grammaticale et le vocabulaire.
Même si plusieurs entreprises ou startups se sont lancées dans le domaine, il n’en demeure pas moins que le secteur de l’accueil téléphonique reste très technique et concurrentiel, il vous faut donc entrer en contact avec des professionnels du domaine.
Par exemple, ATS Studios offre un accompagnement haut de gamme durant l’installation d’un système de réponse automatisé et propose une bibliothèque musicale de plusieurs milliers de titres, mais également un casting voix.
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